Frau am Computer

So schreibt man heute: die wichtigen Kleinigkeiten für Ihre Korrespondenz

Der gute alte Brief wird uns vorerst noch erhalten bleiben. Grund genug, kurz durchzubuchstabieren, was die modernen Standards für geschäftliche Korrespondenz sind.

Der Brief hat durch die Schnelligkeit, die lockere Art und Weise und einige technische Vorzüge der E-Mails an Popularität verloren.

Es gibt aber Gelegenheiten, bei denen ein Brief immer noch effizienter ist. Verschicken Sie Informationsmaterial, Rechnungen oder auch Flyer, dann erhält der Adressat das Dokument fixfertig und braucht es nicht erst auszudrucken. Und wenn es um eine juristische Angelegenheit geht, sind Dokumente erst mit einer Originalunterschrift rechtsverbindlich.

Auch Briefe entwickeln sich weiter

Weil E-Mails inzwischen den Geschäftsalltag dominieren, sind die modernen Formen für gedruckte Briefe vielen Leuten nicht mehr geläufig. Sie schreiben noch so, wie es vor 30 Jahren üblich war. Hier lesen Sie die wichtigsten Tipps, damit Ihre Briefe zeitgemäss wirken.

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Die Adresse – korrekt und ohne überflüssige Schnörkel

Die korrekte Adresse – ohne Tippfehler – mit Vor- und Nachname ist das Allerwichtigste. Vor allem bei schwierigen Namen lohnt sich eine Überprüfung.

In Grossfirmen braucht es oft auch noch eine Abteilung. Auf die Wörter «Firma» oder «Herr/Frau» kann man hingegen heute verzichten. Titel sollten, falls bekannt, erwähnt werden. «C/o» oder «care of» und «z. Hd.» oder auch «zu Handen» sind veraltet und werden ersatzlos weggelassen.

Briefkopf: links oder rechts?

Dass wir von links nach rechts lesen, hat auch Auswirkungen auf die Darstellung in Briefen. Die Adresse des Empfängers platzieren Sie ebenso wie alle Textblöcke modern auf der linken Seite.

Es wird alles linksbündig geschrieben.

Datum: flexibel und mit Wochentag

Es ist heute üblich, auf die Nennung des Ortes (Zürich, 3.10.2016) zu verzichten. Von wo der Schreiber schreibt, ergibt sich hoffentlich aus dem Briefkopf oder der Signatur. Der Wochentag macht das Datum anschaulicher: Montag, 3. Oktober 2016.

Das Datum darf dorthin geschrieben werden, wo es grafisch am besten passt: oben, unten, links oder auch rechts.

Infozeile

Der Titel eines Briefes soll aussagekräftig sein und zum Weiterlesen anregen. Dann passt er optimal.

Eine gute Infozeile hat Ähnlichkeit mit den Schlagzeilen in einer Zeitung. Sie sagen klar, worum es geht und machen neugierig darauf, was genau dahintersteckt: «Wie Journalistin Susanne Craig zu Trumps Steuerpapieren kam» (Tages-Anzeiger, 3. Oktober 2016) oder «Darum wollen Kolumbianer keinen Frieden» (Blick, 3. Oktober 2016).

Anrede

«Grüezi Frau Schneider» oder «Guten Tag Herr Kuster» sind (in der Schweiz) heute richtig. Auf die Anrede folgen weder Punkt noch Komma. Dann beginnen Sie auf der übernächsten Zeile mit einem Grossbuchstaben.

Unsere nördlichen Nachbarn schliessen die Anrede mit einem Komma ab und schreiben dann klein weiter. Wenn Sie einen Brief an einen deutschen Empfänger schicken, passen Sie sich lieber an. Er denkt sonst, Sie wüssten es nicht richtig.

Werden eine Frau und ein Mann angesprochen, nennt man den Namen der Frau zuerst. Ohne den Namen zu kennen, schreibt man «Guten Tag» oder «Grüezi mitenand».

Das «Sehr geehrte Frau Bauer» sollten Sie vermieden. Es klingt veraltet und  floskelhaft. Schreiben Sie doch lieber etwas, das Sie auch genau so meinen. Wie können Sie Frau Bauer «ehren», wenn Sie sie nicht einmal kennen?

«Liebe Frau Müller» sollte sehr sparsam eingesetzt werden. Die Liebe hat im Geschäftsalltag nichts verloren. Für jemanden, den man duzt, passt es jedoch gut.

Beispielbrief moderne Korrespondenz

Hauptsache korrekt

In einem Geschäftsbrief werden sachliche Informationen mitgeteilt. Früher legte man viel Wert auf die Form des Briefes. Heute ist vor allem ein Prinzip wichtig: Jeder Brief ist grammatikalisch korrekt geschrieben. Lesen Sie alles nochmals durch und lassen Sie die Rechtschreibprüfung laufen.

Das Wichtigste im Schnelldurchlauf

  • Korrekte Adresse mit Vor- und Nachname, Abteilung; Firma, Herr/Frau, z.H.: weglassen
  • Alles linksbündig schreiben, auch den Adressblock
  • Datum mit Wochentag: Montag, 3. Oktober 2016
  • Aussagekräftige und anregende Infozeile (wie Schlagzeile)
  • Anrede: Lieber «Grüezi …» und «Guten Tag» als «Sehr geehrte …»; kein Punkt oder Komma, nächste Zeile mit Grossbuchstaben beginnen
  • Zum Schluss: Rechtschreibung und Grammatik prüfen

Viel Erfolg!

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Verständliche Fachtexte schreiben: So liebts Ihr Leser  [Speziell für Ingenieure, Mikrobiologen, Ärzte, Softwareentwickler, Finanzplaner, Steuerberater und Soziologen: So bringen Sie Ihr Wissen verständlich aufs Papier.]

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So schreibt man heute: die wichtigen Kleinigkeiten für Ihre Korrespondenz [Zeitgemässer Briefstil läuft anders als vor 20 Jahren. Wir erklären den modernen Standard.]

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Ausserdem: Wenn Sie Fehler in Rechtschreibung und Grammatik suchen, haben wir hier die gleiche Übersicht zum Thema «Korrekte Texte». Und hier ist unsere Übersicht mit allen Artikeln über Online-Marketing.

Und hier gehts zu meinen Kurs über moderne Korrespondenz in Briefen und E-Mails

Claudia Scherrer

 

Herzliche Grüsse
Claudia Scherrer